Sửa đổi quy định về chứng thực: Nên mở rộng chủ thể thực hiện chứng thực

Luật sư Nguyễn Thị Quỳnh Thơ, Phó Trưởng Văn phòng Luật sư Interla: Tổ chức phân quyền giúp giảm tải khối lượng công việc

Dưới góc độ hành nghề, luật sư – với vai trò đại diện và hỗ trợ khách hàng, người dân thực hiện các thủ tục hành chính công, đặc biệt tại cấp xã – có thể nhận thấy rõ thực trạng thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính còn chậm.

Để khắc phục tình trạng này, luật sư đề xuất mở rộng phạm vi quyền chủ thể thực hiện việc công chứng, chứng thực. Cụ thể là mở rộng phạm vi giao quyền cho các công chức đủ chuyên môn thay vì chỉ giới hạn ở Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã. Việc sửa đổi quy định này sẽ phù hợp với chủ trương của Đảng về phân cấp, phân quyền và cải cách hành chính mạnh mẽ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, xử lý hồ sơ.

Khi có nhiều người đủ thẩm quyền thực hiện chứng thực, hồ sơ sẽ được xử lý nhanh chóng, giảm thời gian chờ đợi cho người dân, hạn chế ùn tắc vào giờ cao điểm, đặc biệt tại các địa bàn đông dân hoặc vào các thời điểm cao điểm như nhập học....

Việc tổ chức phân quyền này không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc cho lãnh đạo UBND cấp xã, tạo điều kiện để họ tập trung vào công tác quản lý, điều hành ở cấp xã; đồng thời, việc giao trách nhiệm cho công chức chuyên môn sẽ giúp giảm sai sót, nâng cao tính chính xác và hợp lệ của giấy tờ, đồng thời tăng tính minh bạch và trách nhiệm công vụ. Có như vậy, việc giảm tải áp lực chứng thực tại cấp xã mới thực sự trở thành một ưu tiên cải cách thủ tục hành chính khả thi và bền vững trong thời kỳ mới.

Ông Nguyễn Ngọc Giang San, Ủy Ban kiểm tra Đảng ủy xã Phước Thái, tỉnh Đồng Nai: Tăng cường công tác tuyên truyền

Sau khi vận hành mô hình chính quyền địa phương 2 cấp tỷ lệ hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) thuộc lĩnh vực chứng thực phát sinh nhiều tuy nhiên thời hạn xử lý thủ tục này trong ngày. Quy trình thực hiện nhiều bước (tiếp nhận tại Trung tâm, chuyển công chức phụ trách tư pháp của Văn phòng HĐND-UBND xã xử lý, trình Lãnh đạo UBND xã ký duyệt, chuyển văn thư của UBND xã đóng dấu phát hành sau đó chuyển ra Trung tâm trả kết quả cho người dân) mất nhiều thời gian, đặc biệt khó khăn trong việc số hoá kết quả giải quyết thủ tục hành chính, nếu chờ số hoá hồ sơ sẽ kéo dài thời gian trả kết quả cho người dân, dẫn đến người dân không hài lòng về quá trình tiếp nhận và giải quyết TTHC của địa phương.

Bên cạnh đó, nhu cầu của người dân chứng thực các giấy tờ cá nhân như căn cước công dân, bằng cấp chuyên môn nhiều. Đối với những hồ sơ này khi người dân yêu cầu chứng thực, việc khuyến khích người dân nộp hồ sơ trực tuyến sẽ không thuận tiện cho người dân do mất nhiều thời gian hơn nộp trực tiếp, đồng thời việc số hoá thành phần hồ sơ là căn cước công dân để lưu trữ kho dữ liệu công dân không phục vụ cho việc tái sử dụng được khi người dân thực hiện các TTHC khác.

Hiện nay, Chính phủ có nhiều văn bản điều chỉnh việc lạm dụng chứng thực, cấp bản sao như Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 Thủ tướng Chính phủ có ban hành về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với các giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký tại Điều 6 Nghị định này quy định “cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh thấy cần thiết”.

Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực gây tốn kém thời gian, chi phí cho người dân đồng thời tăng khối lượng giải quyết công việc của Chính quyền. Vì vậy, tôi kiến nghị tăng cường công tác tuyên truyền để tổ chức, cá nhân đặc biệt là các doanh nghiệp về Chỉ thị 17/CT-TTg và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.

Kiến nghị VPCP không tính tỷ lệ thực hiện trực tuyến, số hoá đối với các hồ sơ chứng thực các giấy tờ cá nhân như căn cước công dân, bằng cấp chuyên môn. Do số lượng hồ sơ chứng thực các loại giấy tờ này nhiều theo nhu cầu thực tế của người dân, khi người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến, cán bộ tiếp nhận phải thực hiện số hoá và lưu trữ kết quả hệ thống thông tin. Thời gian thực hiện thủ tục trả trong ngày làm việc, thời gian xử lý ngắn, thao tác mất nhiều thời gian và kết quả số hoá không tái sử dụng cho các thủ tục hành chính khác. Việc kéo dài thời gian giải quyết so với hình thức chứng thực trực tiếp như trước đây ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp tại địa phương.