Luật sư Nguyễn Ngọc Hải, Phó Giám đốc Công ty Luật TNHH Tuệ Thành: Đơn giản hóa thủ tục hành chính, thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả các loại giấy tờ đã được tích hợp

Sau một thời gian triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ (về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch) cũng như Nghị định số 07/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 01 năm 2025 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định trong lĩnh vực hộ tịch, quốc tịch, chứng thực), đặc biệt sau khi tổ chức lại đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp (01/7/2025) thì trong thực tế cũng đã phát sinh một số vướng mắc, tồn tại. Phổ biến là ở một số địa bàn nhất định (các đơn vị hành chính cấp xã có quy mô dân số lớn, số lượng tổ chức doanh nghiệp nhiều… ) sẽ xuất tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực.

Hiện nay các địa phương (cấp phường xã) vừa phải gấp rút ổn định về tổ chức bộ máy sau sáp nhập, trong khi thẩm quyền trách nhiệm tăng lên, khối lượng công việc phải giải quyết nhiều. Việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch chỉ là một phần trong các chức năng, nhiệm vụ của chính quyền địa phương (cấp phường xã) đang phải thực hiện. Do đó, việc Chủ tịch UBND cấp xã, phường có thể ủy quyền cho các cá nhân, tổ chức sau thực hiện nhiệm vụ chứng thực là một yêu cầu cấp thiết.

Như chúng ta đã biết thì ngày 11/7/2025, Bộ Tư pháp đã ban hành Công văn số 4158/BTP-BTTP hướng dẫn về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực sau khi tổ chức lại đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Trong Công văn này đã có nội dung liên quan đến việc Chủ tịch UBND cấp xã có thể ủy quyền cho các cá nhân, tổ chức sau thực hiện nhiệm vụ chứng thực: Người đứng đầu cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác; Công chức thuộc UBND cấp xã; Việc ủy quyền phải phù hợp với năng lực, điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhằm bảo đảm chất lượng hoạt động chứng thực tại địa phương.

Tuy nhiên, để các địa phương có thể tiến hành việc ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chứng thực cần phải có các quy định, hướng dẫn cụ thể hơn nữa, để vừa đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất của các quy định pháp luật có liên quan, vừa đảm bảo quyền lợi ích các bên. Ví dụ như: việc ủy quyền như vậy có thể giảm tải công việc đối với cá nhân Chủ tịch UBND xã, phường, thế nhưng sẽ làm tăng khối lượng công việc và trách nhiệm của các đối tượng được uỷ quyền hay không? Các đối tượng được uỷ quyền thực hiện có dẫn đến phát sinh các khoản phụ cấp trách nhiệm hay không?

Trên cơ sở thực tế công việc, tôi cho rằng bên cạnh tình trạng quá tải trong tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực, nhất là tại các đơn vị hành chính cấp xã không chỉ do Chủ tịch UBND xã phường bị quá tải khi phải ký chứng thực thì đó còn là ở một số địa bàn nhất định thì còn có tình trạng quá tải của chuyên viên phụ trách (đảm nhiệm) việc tiếp nhận các yêu cầu chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, phường.

Với quan điểm cá nhân, thì tôi cho rằng, biện pháp triệt để đó là phải cắt giảm tối đa các thủ tục hành chính của khối cơ quan nhà nước, các quy định riêng của các cơ quan, tổ chức khác có liên quan đến việc phải cung cấp (nộp) bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản… Bên cạnh việc cắt giảm, thì phải có các biện pháp để thúc đẩy việc sử dụng hiệu quả các loại thông tin, giấy tờ đã được tích hợp (có sẵn) trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư./.