Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Luật sư Lê Thị Thùy - Đoàn Luật sư TP Hà Nội tư vấn: Căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:

Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy, theo quy định nêu trên, con dấu của doanh nghiệp sẽ do doanh nghiệp quyết định cả về hình thức, nội dung, loại dấu và số lượng. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định hoặc quy chế do doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Do đó, doanh nghiệp của bạn có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu uy tín để làm con dấu. Doanh nghiệp của bạn sẽ tự quyết định về hình thức, nội dung, loại dấu và không giới hạn số lượng tối đa dấu của doanh nghiệp.

Theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (đã hết hiệu lực) quy định về thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu như sau:

Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm: Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện; số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.

Theo đó, trước đây tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định cụ thể về việc thông báo mẫu dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP được ban hành thay thế Nghị định 78/2015/NĐ-CP thì đã bãi bỏ các thủ tục liên quan đến việc thông báo mẫu dấu hay sử dụng/thay đổi/hủy mẫu dấu để phù hợp với quy định của Luật Doanh nghiệp 2020.

Chính vì vậy, kể từ ngày 04/01/2021 doanh nghiệp tư nhân không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.