Cao Bằng: Cán bộ tư pháp tận tình gỡ vướng, hết sức phục vụ người dân đến làm thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch

Thời gian qua, việc ứng dụng sử dụng phần mềm hộ tịch đang còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc nhất định, nhất là tại các xã miền núi, vùng sâu, vùng xa, khu vực biên giới, khiến nhiều cán bộ tư pháp đôi lúc còn gặp nhiều tình huống khó khăn khi phục vụ người dân. 

Đến làm thủ tục đăng ký giấy khai sinh và cấp bản sao trích lục hộ tịch, Chị Nông Thị Thanh Hoài, công dân của xã Trà Lĩnh đến ủy ban xã Trà Lĩnh cho biết, việc giải quyết thủ tục về hộ tịch mấy năm gần đây được giải quyết khá là nhanh.

Các thông tin về hộ tịch thì được cán bộ nhập trên hệ thống, khi đến cấp bản sao giấy khai sinh trích xuất từ phần mềm, không cần phải tra cứu sổ giấy như trước đây nữa. Hồ sơ vào hệ thống thì không phải nhập đi nhập lại thông tin nhiều lần, việc tải hồ sơ đính kèm khi nộp trực tuyến phải thực hiện 2 lần tờ khai và biểu mẫu tương tác với nội dung tương tự nhau nên mất khá nhiều thời gian khi làm thủ tục.

Theo chị Hoài, khi có lỗi phần mềm hoặc thao tác chưa đúng tôi thấy cán bộ ở Trung tâm phục vụ hành chính công hướng dẫn, giải thích rất tận tình, giúp khắc phục, tạo lại hồ sơ để nộp.

Ông Hoàng Văn Đông, Chủ tịch UBND xã Trà Lĩnh, tỉnh Cao Bằng cho biết: ​Từ khi triển khai thực hiện chính quyền 2 cấp, đồng thời Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phiên bản mới được Bộ Tư pháp triển khai, việc kết nối giữa Phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử, Phần mềm giải quyết thủ tục hành chính công của tỉnh và Hệ thống dịch vụ công liên thông được triển khai thực hiện.

Tại UBND xã Trà Lĩnh, lãnh đạo chỉ đạo công chức phụ trách Tư pháp nghiên cứu và thực hiện đúng quy trình giải quyết lĩnh vực hộ tịch trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. UBND xã quan tâm trang bị máy móc, thiết bị, đường truyền Internet tốc độ cao phục vụ cho việc giải quyết công việc trên môi trường điện tử; chỉ đạo Trung tâm Phục vụ Hành chính công, công chức chuyên môn nghiên cứu kỹ văn bản, các hướng dẫn của Bộ Tư pháp để triển khai thực hiện.

​Từ ngày 01/7 đến khoảng ngày 20/7/2025, một số hồ sơ sau khi được tiếp nhận trên Dịch vụ công của tỉnh chuyển đến phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử còn chậm, có hồ sơ khoảng 5 - 6 giờ mới chuyển đến, có hồ sơ phải nhờ hỗ trợ của Nhóm hỗ trợ hộ tịch tỉnh Cao Bằng trợ giúp để chuyển hồ sơ.

​Từ ngày 20/7 đến nay, cơ bản các hồ sơ liên thông hộ tịch sau khi chuyên viên Trung tâm Phục vụ Hành chính công tiếp nhận trên Dịch vụ công Cao Bằng, các hồ sơ được chuyển luôn đến Cơ sở Dữ liệu hộ tịch điện tử để Chuyên viên Văn phòng HĐND - UBND xã phụ trách Tư pháp giải quyết, chuyển lãnh đạo ký số, chuyển văn thư phát hành để trả hồ sơ cho công dân đúng thời hạn và chuyển đến các cơ  quan liên thông như Công an xã, Bảo hiểm xã hội để thực hiện các thủ tục tiếp theo.

​Về chữ ký số: Tại UBND xã Trà Lĩnh, Chủ tịch và 01 Phó Chủ tịch xã đăng ký tài khoản để ký số trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Cả 2 lãnh đạo đều có chữ ký số và được cài đặt để ký các văn bản điện tử và ký trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ bản thuận lợi trong việc giải quyết các hồ sơ hộ tịch điện tử.

UBND xã Trà Lĩnh đã được Bộ Tư pháp hỗ trợ các tài liệu hướng dẫn. Trong ngày 19/8/2025, Sở Tư pháp Tỉnh Cao Bằng tổ chức Hội nghị tập huấn trực tuyến về việc hướng dẫn sử dụng các Hệ thống phần mềm hộ tịch điện tử phiên bản mới, tập huấn cho Lãnh đạo phụ trách công tác tư pháp của Văn phòng HĐND và UBND xã, lãnh đạo Trung tâm phục vụ hành chính công, công chức làm công tác tư pháp cấp xã và các chuyên viên có liên quan.

Về việc phối hợp với tỉnh, đơn vị công nghệ (VNPT) tỉnh Cao Bằng: Cán bộ đầu mối phụ trách hộ tịch của Sở Tư pháp cũng như cán bộ phụ trách công nghệ hỗ trợ rất kịp thời, nhiệt tình, để khắc phục các lỗi khi chuyển dữ liệu từ phần mềm Dịch vụ công quốc gia sang Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử cũng như khi gặp các lỗi trong quá trình cập nhật thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Sở Tư pháp có lập 02 nhóm hỗ trợ qua Zalo như: nhóm Cao Bằng Dịch vụ công liên thông, nhóm hỗ trợ hộ tịch tỉnh Cao Bằng để hỗ trợ các xã khi gặp vướng mắc.

Hiện tại, UBND xã Trà Lĩnh được Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp hỗ trợ thông qua nhiều kênh như: Cung cấp văn bản hướng dẫn, thông qua các nhóm zalo công việc, qua tổng đài hỗ trợ của Bộ Tư pháp, Ultraview… Nhờ sự trợ giúp từ xa của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, UBND xã Trà Lĩnh tháo gỡ được những vướng mắc khi giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực hộ tịch cho người dân, góp phần trả hồ sơ thủ tục hành chính đúng hạn cho người dân.

Chủ tịch UBND xã Trà Lĩnh đề xuất giải pháp: Hoàn thiện hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, xây dựng quy trình để có thể chuyển các việc đăng ký hộ tịch như đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người có hồ sơ giấy tờ, đăng ký khai tử (không liên thông), cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân… tiếp nhận từ Dịch vụ công Cao Bằng chuyển sang Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để công chức chuyên môn giải quyết không cần nhập lại thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

UBND xã Trà Lĩnh cũng đề xuất với Bộ Tư pháp: xây dựng các trường tra cứu thông tin như tra cứu số trường hợp đúng hạn, quá hạn, đăng ký lại trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, để việc tra cứu, thống kê các dữ liệu được dễ dàng (giống như phần mềm Hộ tịch trước đây).

Chị Ma Thị Thơm, Chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND xã, phụ trách Tư pháp xã Trà Lĩnh cho biết: ​Các lỗi phần mềm thường gặp khi thao tác trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch như: Lỗi không đăng nhập được hệ thống do hệ thống bị lỗi xác thực, lõi không tải được dữ liệu do hệ thống không ổn định, lỗi hệ thống không phản hồi (treo, chậm),…

​Hiện tại, khi tải để in các giấy tờ hộ tịch như Trích lục kết hôn, Trích lục khai tử… không căn chỉnh không chuẩn, đẹp như trước đây, khi tải về bản word, cán bộ còn phải chỉnh sửa thể thức khá nhiều, căn chỉnh lại văn bản trước khi in.

​Hiện tại, các thủ tục như liên thông khai sinh, liên thông khai tử, liên thông kết hôn, sau khi tiếp nhận trực tuyến trên Dịch vụ công Cao Bằng, dữ liệu chuyển luôn sang hệ thống Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Công chức phụ trách không cần nhập lại thông tin trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch mà chỉ cần kiểm tra, đối chiếu, xác nhận, tiết kiệm được thời gian giải quyết hồ sơ.

​Đối với các thủ tục còn lại không liên thông như đăng ký lại khai sinh, đăng ký khai sinh cho người có hồ sơ giấy tờ, đăng ký khai tử, xác nhận tình trạng hôn nhân hiện tại dữ liệu không chuyển từ Dịch vụ công quốc gia sang phần mềm hộ tịch, do đó cán bộ giải quyết hồ sơ phải nhập lại các trường thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch, đòi hỏi nhiều thời gian nhập dữ liệu, kiểm tra, đối chiếu các trường thông tin.

​Các lỗi về thao tác phần mềm chủ yếu xuất phát từ việc hệ thống bị treo, chậm. Còn về giao diện của Phần mềm cơ sở dữ liệu hộ tịch mới khác so với giao diện phần mềm cũ trước đây, đôi lúc cũng chưa quen, chưa nhớ hết vị trí các trường dữ liệu.

​Việc Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp hướng dẫn cho cấp cơ sở qua video, tài liệu online cũng khá thiết thực, công chức cơ sở có thể cân đối thời gian để có thể tự học, tự nghiên cứu tại chỗ, khi gặp vướng mắc, có thể tự tìm tài liệu để xem lại và xử lý được ngay. Có thể thao tác theo và nhớ được các thao tác khi thực hiện.

​Địa bàn xã Trà Lĩnh là xã miền núi của tỉnh, nếu được hỗ trợ,  cũng mong sẽ được hỗ trợ qua hotline hỗ trợ kỹ thuật nhanh, hoặc qua nhóm chát trao đổi cụ thể từng tình huống khi gặp khó khăn, vướng mắc kịp thời trong quá trình thực hiện, mục đích là để giải quyết nhanh, chính xác hồ sơ cho người dân, trả kết quả thủ tục kịp thời cho người dân.

​Quy trình hiện tại cần cải thiện liên thông kết hôn, xác minh tình trạng hôn nhân. Việc đăng ký kết hôn cho người không cùng địa bàn cư trú hiện tại thực hiện xác minh tình trạng hôn nhân trên phần mềm hộ tịch. Việc gửi xác minh trên hệ thống đôi khi mất vài ngày để nhận lại kết quả xác minh đặc biệt đối với trường hợp xác minh tại các tỉnh khác. Lý do có thể là công chức không để ý khi có xác minh từ đơn vị khác gửi đến (trên phần mềm không có thông báo), hoặc có thể do không có thông tin để xác minh, hoặc phải trao đổi với công an về thời gian cư trú trên địa bàn của công dân đó (do trong kết quả xác minh yêu cầu nhập trường thông tin bắt buộc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm cư trú tại địa phương mà đơn vị xác minh lại không có thông tin).